Pendant des décennies, les décisions des organes des sociétés (assemblées générales des associés, conseils d'administration, etc.) devaient obligatoirement être retranscrites sur un registre papier, coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce.
Depuis un décret du 31 octobre 2019, l'ensemble des sociétés civiles et commerciales ont la liberté d'opter pour une tenue dématérialisée des procès-verbaux de leurs assemblées générales. L'autorisation est générique, quelle que soit la forme de société, et visant la plupart des organes sociaux ; notons tout de même certains oublis comme les délibérations du directoire d'une société anonyme ; espérons que ceci sera corrigé rapidement.
Depuis les lois de finances pour 2020 et 2021, le législateur a levé les derniers obstacles à la généralisation des outils numériques :
– suppression de la formalité d'enregistrement pour les opérations de prorogation, transformation, dissolution, augmentation ou réduction de capital ;
– acceptation d'enregistrer des actes signés électroniquement.
Jusque-là, seuls des originaux papiers étaient exigés par l'administration fiscale, à l'exception notable des actes électroniques sous signature d'avocat(s).
Désormais, tout acte ou délibération signé électroniquement pourra être présenté à l'enregistrement, dès lors qu'il remplit les conditions de la signature électronique définies par l'article 26 du règlement européen 910/2014 du 23 juillet 2014.
La signature électronique ayant été codifiée en droit français le 13 mars 2000, nous disposons des outils technologiques nécessaires ; leur pratique se répand rapidement d'ailleurs.
Depuis un an et demi, certains prestataires ont mis en place des plates-formes de tenue dématérialisée des registres d'assemblées générales ; gageons désormais que les derniers assouplissements législatifs permettront d'instaurer de la concurrence et ainsi rendre ces solutions moins onéreuses pour les entreprises de toutes tailles.
Source : lois de finances pour 2020 et 2021, décret numéro 2019 – 1118 du 31 octobre 2019.
Jean-Pascal Couturier, Avocat au barreau de Toulouse
Conseil en droit des sociétés
Conseil en droit fiscal et douanier
